Để căng tin có thể tự lực về mặt tài chính, nguồn thu cần bằng và kiểm soát được doanh thu chi phí thì việc xây dựng qui trình quản lý tài chính canteen hết sức quan trọng và cần thiết. Chi phí thực phẩm đóng vai trò vô cùng quan trọng quyết định nguồn thu của một căng tin, quản lý tài chính cũng cần đến vai trò quản lý hiệu quả tất cả các nguồn lực của căng tin.
Các mục sau giải thích rõ tại sao vai trò quản lý lại rất quan trọng:
- Dự trù chi phí hàng ngày (mẫu dự trù chi phí hàng ngày)
- Báo cáo Doanh thu chi phí hàng ngày, hàng tháng, hàng năm (mẫu báo cáo hàng ngày, tháng, năm)
- Kiểm soát hàng tồn hàng ngày (mẫu kiểm soát hàng tồn hàng ngày)
- Kiểm soát hàng tồn kho hàng tuần
- Kiểm soát lượng tiền mặt của căng tin hàng ngày
- Kiểm kê toàn bộ hàng hóa lưu trữ
Kiểm kê lượng tiền mặt của căng tin
Cần đảm bảo kiểm kê toàn bộ lượng tiền mặt của căng tin. Quản lý tiền mặt gồm có:
- Kiểm tra giấy sổ ghi tiền mặt sau mỗi ngày hoạt động (nếu có thể)
- Điếm tiền và cân đối sổ ghi tiền mặt sau mỗi cuối ngày.
- Duy trì
- Bàn giao tiền mặt cho thủ quỹ mỗi ngày và trừ lại môt lượng tiền nhỏ
- Ghi lại chính xác lượng tiền thanh tóan các hóa đơn và đơn đặt hàng
- Ghi lại chính xác tòa bộ hóa đơn
- Ghi lại các khoản phát sinh
Nên thanh toán các hóa đơn đặt hàng bằng hóa đơn thanh toán hoặc chuyển khoản điện tử , và chỉ để lại một khoản tiền mặt nhỏ cho các khoản chi phí phát sinh.
Kiểm soát, kiểm kê hàng tồn hàng ngày
Căng tin nên kiểm soát lượng hàng lưu trữ hàng ngày để lượng hàng chuyển đến luôn cân bằng với lượng hàng nhập về. Điều này nhằm đảm bảo ghi lại chính xác khoản thu. Sổ ghi chép nên ghi lại các loại hàng hóa bị hư hỏng do quá hạn các loại thực phẩm được dùng cho thực đơn giảm giá, nếm thử và phần miễn phí. Điều quan trọng là cần kiểm tra kho lưu trữ và đảm bảo tất cả các mặt hàng đã đặt đều được chuyển đến. Kiểm kê chính xác lượng hàng lưu trữ trong kho sẽ cho biết lượng hàng bị thiếu.
Quản lý thực phẩm
Điều quan trọng là cần duy trì lượng thức ăn dự trữ ở mức thấp nhất đồng thời cần đảm bảo đủ lượng dữ trữ để sử dụng hoặc bán. Điều này sẽ làm giảm nguy cơ thức ăn bị hư hỏng khi lưu trữ trong kho cũng như ứ đọng tài chính cho căng tin vì lưu trữ hàng trong kho, thay vào đó có thể thu được một khoản lãi suất bằng việc gửi ngân hàng. Điều quan trọng nữa là cần phải hướng tới hạn chế để thức ăn lưu trữ hư hỏng trong kho đặc biệt là sau kì nghỉ.
Đặt hàng
Mức độ đặt hàng phụ thuộc vào những yếu tố sau:
- Thời gian nhà cung cấp chuyển hàng đến
- Mức độ giao hàng của các nhà cung cấp có thường xuyên hay không. Các tòa nhà ở xa trung tâm thường đặt hàng các sản phẩm bảo quản được lâu
- Với các sản phẩm sử dụng được trong thời gian dài- đặt hàng với số lượng ít hơn và mức độ thường xuyên hơn để giảm thiểu lãng phí và hư hỏng đồng thời hướng tới sử dụng hoa quả tươi vào những ngày cuối của tuần để tránh thức ăn bị ôi thiu qua ngày cuối tuần.
- Không gian bảo quản – thay đổi tùy thuộc vào mùa. Ví dụ, tủ lạnh được sử dụng thường xuyên hơn vào thời tiết nóng vì vậy nên đặt nhiều thức ăn được bảo quản lạnh trong mùa này.
Thường xuyên kiểm tra thực phẩm được lưu trữ trong căng tin bằng cách lập một danh sach kiểm tra các nhà cung cấp và loại mặt hàng cung cấp bạn có thể theo dõi các mặt hàng còn trong kho và loại hàng nào cần được đặt thêm. Giữ lại hóa đơn đặt hàng để có thể kiểm tra lúc sau.
Khi quyết định số lượng hàng cần đặt cho căng tin, cần lưu ý những vấn đề sau:
- Mức độ tiêu thụ của sản phẩm
- Nhà cung cấp thường giảm giá các sản phẩm thường lưu trữ
- Thay đổi trong thực đơn của căng tin
- Mức độ phổ biến của từng loại thức ăn tùy thuộc vào từng mùa, vào những ngày đặc biệt, lễ hội hoặc sự kiện văn hóa có thể ảnh hưởng đến thực đơn
- Những yêu cầu thêm về đặt hàng ví dụ như cung cấp cho hội họp
- Ngày nghỉ có thể ảnh hưởng đến đặt hàng bữa trưa
- Ngày nghỉ lễ, căng tin đóng cửa
- Kỳ nghỉ
GƠI Ý: Lưu trữ thức ăn cho những ngày đặc biệt nên tách biệt với đặt hàng cho những ngày bình thường. Nếu không, cần đánh dấu trong lịch trình đặt hàng để tránh nhầm lẫn vì loại hàng đặt có thể không được sử dụng ở căng tin.
Nhận hàng
- Kiểm tra biên lai chuyển hàng và hóa đơn khi đơn đặt hàng được chuyển đến
- Kiểm tra mức tăng giá và danh sách đặt hàng. Thay đổi mức giá của căng tin để phù hợp với mức thay đổi giá.
- Kiểm tra khối lượng và chất lượng hàng trong kho, ví dụ các sản phẩm đông lạnh có đảm bảo độ đông lạnh.
- Kiểm tra hạn sử dụng
- Đưa các sản phẩm bị đông đá ra ngoài
- Khi bảo quản lại tủ lạnh và giá đựng đồ đặt các đồ mới chuyển đến vào phái trong để sử dụng trước các sản phẩm cũ.
Sử dụng hàng lưu trữ
Những sản phẩm gần hết hạn nên sử dụng nhanh trước khi đến ngày hết hạn để tránh lãng phí, đặc biệt trước các ngày nghỉ và cuối tuần. Chiến lược sử dụng nhanh các sản phẩm lưu trữ:
- Giám giá các sản phẩm
- Đưa ra một thực đơn mới trong tuần để sử dụng hết nguyên liệu
- Đưa ra chương trình khuyến mại đặc biệt
- Kèm theo sản phẩm hoặc hoa quả tươi trong món ăn giảm giá
